Avere un progetto e dover organizzare tutto nei minimi particolari implica alla base un obiettivo. Grandi aziende affermate, piccole e medie imprese, start up, una tesi di laurea, l’organizzazione di un evento si basano su progetti. Progettare o pianificare è fondamentale per portare a termine un obiettivo. Fare delle liste, o meglio delle check list, è un buon punto di partenza per scrivere di getto tutto quello che occorre fare per portare a termine l’obiettivo.
Il desiderio è fondamentale perché se un qualcosa non la si vuole veramente e fino in fondo nessuna pianificazione potrà assicurare il raggiungimento dell’obiettivo. Stabilito l’obiettivo da raggiungere, il progetto da organizzare e dopo avere scritto di getto la prima lista, occorre iniziare ad organizzare gli step con logica e priorità.
Per prima cosa occorre capire quali sono le singole attività da svolgere per portare a termine il progetto, di quali e quante persone (figure professionali) abbiamo bisogno, quanto tempo sarà necessario e quanti costi dovremmo sostenere. Fare una stima di quanto tempo occorrerà per raggiungere l’obiettivo è una parte molto importante della pianificazione.
Per riuscire a stimare il tempo necessario alla realizzazione di un progetto, occorre suddividere l’intero progetto in sotto progetti ed in base alla propria esperienza calcolare il tempo necessario per ogni piccolo passo. Il consiglio è di arrotondare il tempo per eccesso, visto che ci sono sempre gli imprevisti dietro l’angolo.
Molte volte un lavoro può essere effettuato all’80% in modo impeccabile ma basta che vada storto solo il 20% per vanificare ogni sforzo per il compimento dell’80%; il 20% in questo caso è l’imprevisto.
Una volta stabilite queste linee, guida occorre mettersi in opera e fare la cosa più importante quando si deve realizzare un progetto affidandosi ad un team, parlare. Parlare e condividere sono la base di una buona pianificazione perché è con il confronto che si risolvono gran parte dei problemi, si stabiliscono le varie operazioni da svolgere. Il grosso del lavoro nasce proprio dalle bozze che si stabiliscono nelle riunioni, le riunioni incidono molto nel raggiungimento di un obiettivo.
Nel caso il progetto sia individuale occorre confrontarsi effettuando delle ricerche sull’obiettivo che vogliamo raggiungere e come in una riunione argomentare le nostre idee (scriverle) e riuscire attraverso le ricerche a capire in quale direzione vogliamo muoverci e soprattutto in quale strada non vogliamo finire. In entrambi i casi, sia che lavoriamo ad un progetto comune o da soli è importante schematizzare il lavoro per avere una visione d’insieme di tutto quello che si deve fare. Una volta chiariti tutti i passi da effettuare, sarebbe buona norma realizzare un calendario di lavoro, un vero e proprio piano di lavoro suddiviso in settimane, giorni, ore e compiti con obiettivi settimanali da raggiungere.
Nel web sono disponibili molte applicazioni che aiutano nella pianificazione, ce ne sono di tutti i tipi e per ogni esigenza, versioni gratuite o a pagamento che includono più o meno prestazioni. Una delle applicazioni più utilizzate è Trello che consente di includere più persone nel progetto ed ovviamente di lavorare a distanza. Se non si vuole utilizzare applicazioni digitali anche la cara vecchia bacheca con i post-it può essere sufficiente, ognuno deve trovare il modo più confortevole e adatto alla propria pianificazione.
Di seguito i punti principali per una buona pianificazione:
1. Avere ben in mente un obiettivo ed avere desiderio di raggiungerlo
2. Scrivere una prima lista generale sulle cose da fare
3. Nel caso si tratti di lavoro in team, stabilire delle riunioni, mentre per chi lavora da solo basterà effettuare più ricerche.
4. Dividere il progetto in sottoprogetti assegnando i compiti da svolgere ed il tempo entro il quale effettuarli, ad esempio organizzando una tabella settimanale.
5. Definire un termine ultimo per la consegna del progetto (deadline), considerando anche gli imprevisti.
6. Durante tutta la fase del progetto, avere sempre in mente l’obiettivo da raggiungere.
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